Подошел к концу первый этап внедрения системы электронного документооборота (СЭД) LanDocs, созданной ГК ЛАНИТ, в учреждении «Управление автомобильных дорог Республики Карелия» . Заказчик купил 60 лицензий LanDocs.
Деятельность Управления автомобильных дорог Республики Карелия охватывает проекты по строительству, реконструкции, капитальному и срочному ремонту и содержанию дорожного хозяйства региона. Дорожное хозяйство Республики представлено 6500 километрами дорог регионального и межмуниципального значения, проходящими через 550 мостов и путепроводов. В штате организации числятся 125 сотрудников, десять из которых выбрали работу в дистанционном формате.
Ежедневно сотрудники организации работают с большим потоком документов: договоров, входящих и исходящих документов и корреспонденции. Несмотря на такой масштаб, до момента внедрения системы LanDocs документооборот осуществлялся на бумаге.
Рост интенсивности документооборота повлиял на увеличение рисков, связанных со срывом сроков выполнения важных документов и снизил эффективность управления и контроля за деятельностью организации. Управтодор Карелии принял решение о внедрении в систему организации LanDocs – одну из ведущих отечественных СЭД.
Благодаря системе электронного документооборота LanDocs становится доступен сквозной контроль выполнения важных задач. Таким образом руководитель получает актуальную информацию обо всех процессах, происходящих в организации. Кроме того, система позволяет осуществлять наблюдение за деятельностью специалистов, работающих дистанционно.
По словам Александра Кошкина, руководителя ИТ, Управтодор Карелии, на данный момент работу в системе начали три заместителя руководителя, специалист по делопроизводству, начальники отделов и их заместители, инженеры на местах и сотрудники, выбравшие удаленный формат. Важность системы LanDocs для организации заключается, по его мнению, в том, что она помогает специалистам более эффективно выполнять профессиональные задачи, планировать свою работу, определять контрольные сроки и своевременно предпринимать активные действия. «Тогда СЭД перестает восприниматься исключительно как инструмент надзора в руках начальства и может стать действительно средством коллективной работы», — резюмировал Александр Кошкин.
На ближайшее время в организации запланировано увеличение количества пользователей LanDocs, предоставление доступа к веб-клиенту СЭД через мобильные устройства, а также добавление в СЭД тех документов, которые не были рассмотрены на первом этапе.