При утрате документов, удостоверенных нотариусом, граждане могут быстро и просто его восстановить. Документы по важным нотариальным действиям хранятся в нотариальных архивах вне зависимости от срока давности. Как сообщает Федеральная нотариальная палата (ФНП), количество обращений к нотариальным архивам довольно велико: в 2019 году как физические, так и юридические лица запрашивали документы из архивов более 65 тысяч раз, а к сентябрю 2020 – более 34 тысяч.
Чтобы поиск утраченного документа не составил труда, нужно знать фамилию нотариуса, который совершал нотариальное действие. А если речь идет о наследственном деле, то розыск можно вести и по фамилии умершего человека, и его последнему месту проживания. Даже если нотариус отошёл от дел, его архивы передаются приказом Минюста на хранение другим нотариусам, у которых есть возможность хранить документы, поскольку нотариусы самостоятельно покрывают расходы на хранение.
По статистике ФНП чаще всего в архив обращаются за документами по сделкам с недвижимостью или наследственным делам, чтобы подтвердить своё право собственности.
В 2014 году ФНП создала Единую информационную систему нотариата (ЕИС). Теперь все нотариальные действия вносятся в ЕИС, что позволяет быстро найти документ и установить его подлинность.
В настоящий момент в Государственной Думе на рассмотрении находится законопроект о формировании архивов нотариальных документов, согласно которому нотариальные палаты субъектов создадут единые архивы документов, где будут храниться нотариальные акты всех нотариусов региона. И чтобы получить копию документа, гражданам и организациям достаточно будет обратиться в нотариальную палату, а не к конкретному нотариусу.