Вы ведёте бизнес в Екатеринбурге и вдруг находите в Москве хорошего заказчика, которого вот-вот перехватят конкуренты. Обсудить все рабочие вопросы через интернет не получается. Чтобы сделка не сорвалась, вы отправляете сотрудника в командировку. Пока он ищет билеты и бронирует отель, прочитайте нашу пошаговую инструкцию, чтобы всё правильно оформить.
На кого не распространяются правила из статьи:
— на беременных женщин и сотрудников до 18 лет — закон запрещает отправлять их в командировку. За это могут оштрафовать: ИП от 1 000 до 5 000 рублей, ООО от 30 000 до 50 000 рублей;
— на работников по договору подряда — если они отправляются в рабочие поездки, не нужно оформлять кадровые документы и выплачивать суточные. — Компенсацию затрат на поездку можете включить в оплату по договору;
— на самого ИП — о рабочих поездках ИП читайте в статье Командировочные расходы ИП на УСН.
Вот пять шагов для оформления командировки.
Шаг 1: оформите приказ о командировке
Оформление командировки начинается с приказа. В нём укажите название вашего ООО или ФИО ИП, ФИО и должность работника, место, срок и цель командировки. Для удобства используйте стандартную форму приказа.
Если работник задерживается в командировке, издайте второй приказ в свободной форме с указанием причины продления командировки и нового срока её завершения.
Форма приказа о направлении в командировку (см.архив)
Шаг 2: оплатите командировку
Суточные
Суточные возмещают неудобства жизни вне дома. Они выплачиваются за каждый календарный день командировки, начиная со дня посадки в самолёт и заканчивая днём возвращения в город. Тратить суточные можно куда угодно — на музеи, кино или пару коктейлей в баре.
Выдайте суточные до отъезда работника. Их размер определите самостоятельно — закон не устанавливает минимальных и максимальных границ. Но суточные свыше 700 рублей в день для командировок по России и 2 500 рублей в день для заграничных командировок облагаются НДФЛ 13%.
Например, сотрудник едет на неделю в Москву. Вы платите суточные 1 000 рублей в день. Это больше лимита, поэтому 300 рублей в день облагаются НДФЛ. За 7 дней командировки из 7 000 суточных, нужно удержать и перечислить в налоговую 273 рубля НДФЛ. Удержите его из ближайшей зарплаты после возвращения сотрудника из командировки и утверждения авансового отчёта — подробности о нём будут дальше.
Компенсация расходов на жильё и проезд
Если сотрудник сам покупает билеты и бронирует отель, компенсируйте ему затраты до отъезда в командировку. На своё усмотрение можете компенсировать дополнительные гостиничные услуги — стоимость питания, интернета, прачечной, химчистки, аренды сейфа и т.д. Предупредите, чтобы он сохранил билеты, а из отеля взял чек или квитанцию. Это понадобится для подтверждения расходов.
По согласованию с работником можете компенсировать и другие расходы: например, на визу или загранпаспорт.
Зарплата
Зарплата выдаётся только за рабочие дни командировки в обычные сроки, но рассчитывается по среднему дневному заработку. Чтобы посчитать средний дневной заработок, разделите зарплату сотрудника за предыдущие 12 месяцев на количество отработанных за этот период дней.
Шаг 3: заполните табель учёта рабочего времени
В табеле учитывается рабочее время всех сотрудников. Дни командировки отметьте буквой «К» или цифрами «06».
Форма табеля учёта рабочего времени (см.архив)
Шаг 4: попросите у сотрудника авансовый отчёт
В течение трёх дней после возвращения из командировки сотрудник отчитывается о потраченных деньгах. Для этого он заполняет авансовый отчёт, к которому прикладывает подтверждающие расходы документы — билеты, чеки, квитанции и т.д. Неподтверждённые расходы можете не возмещать, но если решите их компенсировать, удержите НДФЛ 13%. Не нужно подтверждать документами израсходованные суточные, но включите их в авансовый отчёт отдельной строкой.
Бывают ситуации, когда работник не уложился в аванс и потратил больше. Например, ему пришлось задержаться на пару дней и из своего кармана оплатить проживание в отеле. Компенсируйте эти расходы и доплатите суточные за 2 дня.
Если он, наоборот, потратил не все деньги, то возвращает их.
Форма авансового отчёта (см.архив)
Шаг 5: учтите командировочные расходы при расчёте налога УСН
При расчёте налога УСН «Доходы минус расходы» учитывайте затраты, подтверждённые документами:
— на проезд: билеты на самолёт, поезд, автобус, квитанции из такси;
— на оформление визы, загранпаспорта — квитанция об оплате госпошлины, консульского сбора, копии визы или загранпаспорта;
— на жильё, кроме расходов на питание в отеле: квитанции из отеля, а если арендована квартира у частника — договор найма и расписка о получении денег;
— суточные: билеты туда и обратно подтверждают период командировки, за который выплачены суточные.
Учитывайте расходы в день утверждения авансового отчёта. А те расходы, которые возместили после, спишите на дату выдачи денег.
komandirovka.rar [25,45 Kb] (cкачиваний: 2)